Produktiv olmağın 15 yolu

10

  Dostlarımız, kolleqalarımız, tanışlarımız arasında işlərini həmişə vaxtında, tam yerinə yetirən, hətta saatlar ala biləcək işi daha qısa müddətə yerinə yetirən insanlar var.Bəzən bizə bu cür insanlar sehrbaz, robot kimi gəlir. Çünki bizə elə gəlir ki, normal insan belə tez işləyə bilməz. Lakin bu insanların sirri səmərəli olmaqlarındadır. Bəs görəsən produktiv insanlar hamının yaralı yeri olan bu problemləri necə aşırlar:

1. İşlərimizi təxirə salmaq

2. Etməli olduğumuz amma bizim üçün sıxıcı işləri yerinə yetirə bilməmək

3. İşləyərkən e-mail və digər mesajlara cavab vermək

4. İş günü boyunca enerjili,motivasiyalı qala bilməmək

5. Ən önəmli işlərə fokusumuzun yayınması

  Bu məqalədə yuxarıda qeyd edilənlər kimi problemlərin həllində ‘’sehrbaz insanlar’’ın həll yollarından danışacağam. Lakin onu da deyim ki, bunları həyatınıza tətbiq etmək bir və ya iki günün işi deyil. Hər gün üzərinizdə çalışsanız, məqsədinizə çata biləcəksiniz. Elə isə çox da uzatmadan 15 qaydanın nə olduğundan danışaq. 

1. Əvvəlcə sizin üçün ən vacib işləri görün

  Birincisi, yaxşı olar ki, günə başlamazdan öncə etməli olduqlarınızın siyahısını (to-do-list) hazırlayasınız.

  Bunu etdikdən sonra siyahıya bir də baxın və orda ən vacib işləri seçin, onlara fokuslanın. Produktiv insan task’ların dəyərini seçə bilən insandır. Əgər siz gün boyu çox da önəmli olmayan, günün sonu da edilə biləcək işlərə fokuslansanız, vaxtınızı düzgün, səmərəli  bölüşdürməmiş olacaqsınız. 

2. Çətin və ya sıxıcı işlərə xüsusi yanaşın

  Bəzi işlər var ki, onlar yerinə yetirmək bizim üçün sıxıcı və ya çətindir. Bu cür işlərə xüsusi diqqət yetirin və günün müəyyən saatlarını məhz həmin işlərə ayırın. Belə etsəniz, vaxt geçdikcə bu cür işlərə yanaşmanız dəyişəcək və öhdəsindən daha tez gələ biləcəksiniz. 

3. Diqqətinizi dağıdan şeylər üçün bir siyahı hazırlayın

 Bir işlə məşğul olarkən bəzən ağlımıza diqqət dağıdan düşüncəlır gəlir. Bu bir yeni ideya,geri dönüş etməli olduğunuz bir mail,etməli olduğunu unutduğunuz iş,dostlarınızın sizə danışdığı bir şey və s. Ola bilər. Belə olduqda bir vərəq götürün və dərhal bu fikirləri ora yaxın. Sonra işiniz bitdikdə və ya fasilədə bu siyahı ilə məşğul ola bilərsiniz. Belə etdikdə işinizi heç nə bölməyəcək və yarıda qalmamış olacaq. 
                                                    

4. Eyzenhauer matrisi

 Eyzenhauer prinsipi vəzifələrin aktuallığı əsasında prioritetləşdirmə metodudur. Bu metodla  edilməli olan təcili və önəmli işləri asanlıqla müəyyənləşdirmək mümkündür. Matris 4 yerə ayrılır:

1. Önəmli və təcilidir

2. Önəmlidir, amma təcili deyil

3. Önəmli deyil, amma təcilidir

4. Nə önəmlidir, nə də təcilidir

• Önəmli və təcili olan işlər kateqoriyası ən vacib vəzifələrdən ibarətdir. Bu işlər ən qısa zamanda bitirilməlidir. Son tarixə yaxınlaşan və ya təxirə salına bilinməyən tapşırıqlar bu kateqoriyaya daxildir.

• Önəmli, amma təcili olmayan işlər kateqoriyasına daxil olan işlərə ancaq birinci kateqoriyanın işləri bitdikdən sonra başlamaq lazımdır.

• Önəmli olmayan, ancaq təcili olan işlər kateqoriyasına aid olan işlər digər şəxslərə ötürülə bilər ki, əsas işlər üçün vaxt qalsın.

• Önəmli və təcili olmayan işlər kateqoriyasına gündəlik, yaxud həftəlik planlardan çıarılmalı olan işlər daxildir. Bu kateqoriyaya sosial mediada məqsədsiz şəkildə vaxt keçirmək, video oyunlar oynamaq və ya əsas fəaliyyətlərə mane olan bu tipli işlər daxildir.

 

5. 80/20 qaydasından istifadə edin

 Vəzifələri prioritetləşdirməyin bir yolu da 80/20 prinsipindən gəlir. İtalyaniqtisadçı Vilfredo Pareto tərəfindən kəşf edilən 80/20 qaydası (Pareto prinsipi də adlandırılır) hər hansı bir işdə nəticələrin  80%-nin 20% səylərin nəticəsi olacağını bildirir. Məhsuldarlığı artırmaq üçün insanlar işlərinin ən vacib 20%-ni müəyyənləşdirirlər. Daha sonra ən əhəmiyyətli şeylərə daha çox vaxt ayırmaq üçün cədvəllərinin qalan 80%-i azaltmağın yollarını axtarırlar.

           

6. Tapşırıqları kiçik hissələrə bölün

 Niyə tələsirsən?

 İnsanların işlərini təxirə salmasının müxtəlif səbəbləri var, amma ən başlıcalarından biri, siyahıdakı işlərin çox qorxulu görünməsidir.Əgər siyahıda əhatə dairəsi böyük və çox spesifik olmayan maddələriniz varsa, bu vəzifələri həll etmək çətinləşir.  Maddəyə baxırsan və "haradan başlayacağımı belə bilmirəm" deyə düşünürsən.Böyük vəzifələri kiçik işlərə bölməklə başlaya bilərsiniz.  Hər bir iş üçün kiçik məqsədlər qoyun.  Bir işi planlara ayırın və çalışın bu planlar sadə və aydın olsun. Belə etdikdə hardan başlamalı,nələri etməli olduğunuzu,işinizdəki əsas düyün nöqtələrini aydın görə biləcəksiniz. 

7. Fasilə edin

  Heç kim, hətta yüksək məhsuldar insanlar belə, səkkiz saat ərzində diqqətini tam cəmləyə bilməz.Bu mümkün deyil.  Nə qədər səmərəli vərdişlərə sahib olmağınızdan asılı olmayaraq, diqqətinizi bu qədər uzun toplaya bilməyəcəksiniz. Bu səbəbdən fasilə vermək çox vacibdir və tədqiqatlar göstərir ki, insanları daha məhsuldar edir. Hətta bir neçə dəqiqəlik fasilələr belə, enerjinizi bərpa etməyə kömək edə bilər.Fasilələr verməkdə fəal olun.  Fasilə verdiyiniz zaman onları strukturlaşdırılmış və düşünülmüş etmək vacibdir. Diqqətiniz yayınan məqamlara "fasilə vermək" kimi haqq qazandırmaq asandır.Ancaq fasilə vaxtınızı da əvvəlcədən müəyyən etməlisiniz. Pomodoro kimi üsullardan istifadə edə bilərsiniz.  Pomodoro texnikasl 5 dəqiqəlik qısa fasilələrlə 25 dəqiqəlik iş bölgüləri təklif edir. Fasilələrin planlaşdırılması sizi bütün gün ərzində

daha məhsuldar saxlaya bilər.

8. Daha az qərar verin

  Barak Obama prezident olarkən deyərdi: ‘’Mənim yalnız boz və ya göy kostyumlar geyindiyimi görəcəksiniz. Nə geyindiyim və ya nə yediyim barədə qərar vermirəm. Çünki veriləcək daha önəmli qərarlar var’’.

  Bəzi qərarlar vacibdir. Çoxu isə deyil. Bəzən iki kitab arasında qalırsınız,hansını alacağınızı bilmirsiniz. Ramit Sethi bu halda deyir ki, ‘’ikisini də al’’. Enerjinizi əhəmiyyətsiz şeylərə sərf etməyin və hər qərar haqda çox düşünməyin. 

9. Qısa yolları tapın - tapşırıqları avtomatlaşdırın

  Əgər bir işi dəfələrlə edirsinizsə,bunu daha qısa müddətə etmək üçün yollar tapın. Məslən bir mail üçün standart forma hazırlaya bilər,klaviatura qısa yollarnı öyrənə bilər,yazı  sürətinizi artıra bilərsiniz.Bu həm vaxtınıza,həm də enerjinizə qənaət edəcək

 

. 

10. Səhvlərinizdən öyrəndiyiniz kimi uğurlarınızdan da öyrənin

   Əgər bir işdə uğurlu oldunuzsa, bunu təhlil edin.Nə yaxşı getdi və niyə? Bu təcrübədən nə götürməli və istifadə etməliyəm? Uğurlu layihə üçün risklər hansılardır? Bu kimi suallar verməklə uğurlarınızı artıra və produktiv ola bilərsiniz. 

11. Motivasiya almadan əvvəl çalışmağa başlayın.

  Bir şox insanlar daha məhsuldar olmaq üçün motivasiyaya ehtiyac duyduqlarını deyirlər. Lakin bu belə deyil. Sizin motivasiyanız davamlı olmaya bilər. Lakin siz yenə də işə başlayın. Hərəkət motivasiyaya səbəb olur. Yuxarıda qeyd olunan şeyləri (işi daha kiçik hissələrə bölmək və s.) etsəniz işə başlamaq sizin üçün daha asan olar. 

12. Eyni anda bir neçə iş görərkən diqqətli olun

  Ətrafımızda diqqət yayındıran şey onsuz da çoxdur və siz eyni vaxta bir neçə işi görməyə çalışdıqda məhsuldarlıq azalır. Çoxlu işi bir vaxtda görməyin düzgün vaxtı varmı? Əlbəttə, var. Məsələn, evi təmizləyərkən audiokitab dinləmək buna bir nümunədir. Lakin burda işlərin biri zehni, biri isə fiziki güc tələb edir. Lakin bir podcast dinləyərək mail yazmaq sizin üçün heç də düzgün seçim olmayacaq. Çünki hər iki işə diqqət tələb edir. Bu sizi həm yoracaq,həm də məhsuldarlığını azaldacaq.

 

13. Sağlam həyat tərzini seçin 

  Əgər kifayət qədər yatmasanız, düzgün qidalanmasanız, özünüzə istirahət verməsəniz, potensialınızın altında performans göstərəcəksiniz. Buna görə də sağlam həyat tərzi şərtdir. 

14. Baltanı itiləyin

  Abraham Linkolnun məşhur deyimi var: ’’Əgər ağacı kəsməyə mənə 6 saat versəniz,onun ilk 4-nü baltanı itiləməyə sərf edərəm’’.

  Linkolnun bunu həqiqətən söyləyib söyləməməsi müzakirə mövzusudur, amma əsas bunun altındakı mənadır. Əgər məhsuldar olmaq istəyirsinizsə,kəskin qaldığınızdan əmin olmalısnız. Müsair nümunə ilə deyə bilərik: Varren Buffet və Çarli Munger uğurlarının çoxunu oxumaqla əlaqələndirirlər. Siz də çox məlumatlı olsanız, kitab oxusanız, şəxsi inkişafa diqqət yetirsəniz, daha uğurlu olarsınız və daha sürətli, doğru qərarlar qəbul edə bilərsiniz. 

15. ‘’Yox’’ deməyi bacarın

  Bəli demək çox cazibədardır. Yeni layihələr və imkanlar hər zaman ortaya çıxır. İmkanlardan həyəcanlanmaq, çoxlu öhdəliklər götürmək asandır.

  Yox demək çətindir.  Ən vacib prioritetləriniz üzərində işləmək üçün vaxtınız olması üçün hər şeyi şüurlu şəkildə kənara qoymaq deməkdir. Productivity501 -dən mütəxəssis Mark Shead, yox deməyin vacibliyi haqqında bunları söyləmişdir:

 "Yüksək məhsuldar insanlar həqiqətən heç bir şey etməməyi bacarırlar."

  Daha az iş görmək, vacib işlərə sərf etdiyiniz vaxtın daha çox diqqətli və daha məhsuldar olması deməkdir.  Çox vaxt insanlar günlərini getdikcə daha az dəyərli işlərlə dolduraraq daha məhsuldar olduqlarını düşünürlər, lakin bu aşağı dəyərli iş yüksək dəyərli işlərə gedə biləcək enerjini və yaradıcılığı əlindən alır. Adətən məqsədlərimiz üçün ən vacib olan şeylərə diqqət yetirərkən bəzi 'yaxşı' fəaliyyətləri dayandırmamız lazım gəlir.

.

Nəticə:

Daha produktiv olmaq üçün:

1.Vaxtınızı yaxşı idarə edin

2.Etməli olduqlarınızın siyahısını (to-do-list) daha diqqətli,düzgün hazırlayın

3.Özünüzə yaxşı baxın

4.Təşəbbüskar olun

 

Nigar Ağazadə- İxtisas.az komanda üzvü

http://linkedin.com/in/nigar-ağazadə-843451206

agazadenigar2005@gmail.com